Faire cohabiter les différents départements d’une entreprise peut être complexe. En effet, ceux-ci ont souvent des objectifs et fonctionnements très différents les uns les autres. La solution pour arriver à les faire fonctionner ensemble serait de casser les silos. On s’éloigne du modèle traditionnel d’organisation vertical pour un modèle davantage horizontal.

Les avantages d’un désilotage

Ce changement de système présente de nombreux avantages tels que :

• Un affaissement de la hiérarchie et une plus grande responsabilisation des salariés ;
• Une collaboration favorisée par de nouvelles méthodes et usages ;
• Plus de flexibilité ;
• Une meilleure visibilité grâce à une bonne circulation de l’information ;
• L’atteinte des objectifs de l’entreprise ;
• Une meilleure communication entre les services.

Dans cet article, on vous donne les clés pour effectuer un désilotage de manière réussie.

Pour mettre fin aux silos en entreprise, il est essentiel de casser les cloisonnements entre les différents services, notamment :

• Le service client ;
• Le service commercial ;
• Le service marketing ;
• Le service juridique/ RH.
• Le service financier
• Le service de production

Le problème d’une organisation sous forme de silos est l’absence d’une culture commune. Celle-ci est importante, car elle permet de réunir les membres et de les faire avancer grâce à des valeurs et une même raison d’être. Les objectifs ne sont plus individuels, mais remplacés par un fort esprit d’équipe. Il y aura ainsi beaucoup moins de divergences d’intérêts entre les services. Pour travailler mieux, travaillons ensemble.

Une raison d’être définie

Il s’agit donc, dans un premier temps, de déterminer une raison d’être. La raison d’être de ias.agora, par exemple, est « dynamiser le collaboratif pour oser l’inattendu ». Ainsi, tous les membres de l’organisation, peu importe leur fonction au sein de l’entreprise, sont tournés vers ce même objectif.

Concrètement, une raison d’être inspirante va :

• Donner de la motivation et de la cohérence à son projet
• Permettre de donner aux équipes un cap clair afin de faciliter la prise de décisions, permettre d’acter et de prioriser les actions
• Créer de l’engagement pour les équipes, quel que soit leur métier et de les mettre en relation
• Stimuler l’innovation pour répondre à sa raison d’être
• Améliorer l’image de marque de l’entreprise en faisant rayonner sa raison d’être à l’extérieur
• Susciter une vocation, l’envie de faire partie de l’aventure auprès de futurs collaborateurs, investisseurs, partenaires, actionnaires.

Une communication interne renforcée

Mais pour arriver à ce que chacun effectue ses actions en vue de répondre à cet objectif, il faut que la culture d’entreprise soit clairement communiquée. Chacun est au service du collectif pour répondre aux enjeux auxquels fait face l’entreprise.

Il faut donc une communication interne renforcée et permettant la transparence. La communication interne constitue l’ensemble des actions réalisées à destination des collaborateurs de manière à les impliquer dans la vie de l’entreprise. Le développement des actions de communication interne va pouvoir être efficace au sein de l’entreprise, au sein d’un secteur et par équipe-projet.

Utilisation d’outils collaboratifs

Cela permet aux collaborateurs de sentir une appartenance à un collectif. Mais aussi d’avoir l’ensemble des connaissances nécessaires et suffisamment de matière pour poursuivre la réalisation de leurs projets et de leurs missions. En effet, en l’absence d’informations, les projets peuvent être retardés mais aussi contradictoires. Ce qui peut nuire au bon fonctionnement de l’entreprise.

Pour ce faire, utiliser Teams peut être une méthode adéquate. On crée un canal par projet et équipe dans lequel on insère chacune des informations que nous avons en notre possession concernant le projet. Il s’agit à la fois des documents, des nouvelles, des contacts, mais aussi des actions à réaliser, des demandes d’information, etc. Ceci permet de faciliter la collaboration entre les équipes via des outils collaboratifs. Teams n’est pas le seul outil collaboratif intéressant pour décloisonner l’entreprise. Il y a également les kanbans, à la fois individuel et par projet ainsi que Miro qui est un whiteboard digital. On met donc en œuvre un dispositif digital pour permettre une meilleure transparence.

Déterminer un objectif commun et une attente de résultat peut également booster les équipes et leur permettre de travailler ensemble. Notamment le format OKR qui signifie Objectives and Key Results. On détermine de manière claire et précise un ensemble d’objectifs pour l’entreprise, le département, le projet et on détermine les résultats à atteindre.

Renforcement des liens entre les collaborateurs

Pour que les équipes puissent travailler ensemble de manière efficace, il peut être utile qu’elles se connaissent. Ainsi, organiser des team building va permettre d’apprendre à connaître les différents membres de l’organisation en cassant le cloisonnement. On se retrouve dans un cadre différent du travail et on peut discuter avec des personnes d’un département ou service différent du nôtre. Réaliser un escape game avec des équipes hybride peut permettre de les faire réaliser quelque chose ensemble en utilisant les manières de penser et les façons de faire de chacun. Ainsi, lors d’un réel projet au sein de l’entreprise, ces personnes seront plus à même de travailler ensemble. On va mailler les différentes compétences et études de chacun.

De ce fait, la constitution d’une équipe peut se faire de manière l’hybride pour la réalisation d’un plusieurs projets. On brasse les individus pour pouvoir éviter au maximum les incompréhensions et le manque d’information et de visibilité.

De plus, pour éviter de manquer de visibilité, il faut faire un point de manière régulière entre les départements de manière à connaître les actions effectuées et les féliciter, celles qui restent à réaliser ainsi que les éventuels points de blocage.

En conclusion

En définitive, en suivant tous ces éléments, le désilotage permet une meilleure visibilité entre les départements, de renforcer l’esprit d’équipe et le collaboratif ainsi que permettre aux membres de l’organisation de s’orienter vers un même objectif, la raison d’être de l’entreprise.

Déterminer une raison d’être et des valeurs communes est essentielle car, comme le dit Simon Sinek, « la plupart des gens savent ce qu’ils font, très peu savent pourquoi ils le font… et pourtant, c’est ça qui donne envie de se lever tous les matins ! »​.