Les vertus du travail collaboratif ne sont plus à démontrer ; en témoigne l’adage « seul on va plus vite, ensemble on va plus loin » ! Et nous pourrions même ajouter que l’on « voyage » mieux, avec plus d’entrain, d’énergie et de plaisir… sous réserve qu’il s’agisse véritablement d’une dynamique collaborative, et non d’un simulacre de travail collectif.

De nombreux acteurs de l’entreprise sont donc légitimement à la recherche de solutions permettant de développer cette dynamique, qu’il s’agisse de personnes en charge des ressources humaines, de la transformation, du change, ou encore de managers.

Notre conviction en la matière : le collaboratif, ça ne se décrète pas, ça se cultive ! Oui, il est primordial d’être proactif pour promouvoir, développer et faire rayonner à la fois des postures, des méthodes et des outils pour faire du travail collaboratif un réflexe au sein de l’entreprise.

Et pour cela, nous recommandons de travailler sur 3 axes complémentaires : la construction de visions partagées ; l’expérimentation et la mise en place d’approches collaboratives sur des sujets concrets et à fort enjeu pour l’entreprise ; et enfin mettre à la disposition des membres du groupe des outils permettant d’intégrer les réflexes collaboratifs dans sa vie quotidienne.

1. Piloter par le sens et développer les visions partagées

C’est, de notre point de vue, un préalable pour que le travail collaboratif puisse opérer… c’est le terreau sur lequel pousseront les graines du « 1+1=3 ».

L’enjeu : co-construire des fondations solides, agiles et empathiques, pour embarquer toutes les parties prenantes dans l’aventure, guider par le sens et développer la motivation.

Concrètement, cela veut dire :

• Faire de la pédagogie sur les vertus du travail collaboratif
• Prendre le temps de faire émerger collectivement le projet ou le chantier sur lequel on souhaite travailler avec des modalités collaboratives : qu’il s’agisse d’un produit ou d’un service, d’un processus, d’une roadmap… vous aurez tout intérêt à construire les fondations ensemble, avec tous les membres et contributeurs ; le partage des connaissances et des expertises, notamment celles des acteurs de terrain, enrichira indubitablement le cadrage stratégique, la définition d’un projet et la prise de décision.
• Ancrer la vision de ce projet ou de ce chantier, afin que chacun puisse s’y référer aussi souvent que nécessaire, et afin de partager le sens avec les collaborateurs qui rejoindront l’aventure en cours de route. Le golden circle de Simon Sinek est un excellent outil d’ancrage du sens (en particulier pour un travail stratégique ou d’innovation) ; les canvas de projet également. Nous en avons développé un au sein de ias.agora, qui intègre la raison d’être du projet, mais aussi ses bénéficiaires (clients ou utilisateurs internes) et leurs insights, le challenge à relever, et les 1ers principes de solutions imaginés. Il s’inspire des approches agiles, créatives et consumer centric (Vous pouvez vous référer à cet article pour un développement sur les méthodes agiles).

Lorsque le sens est co-construit et partagé, chacun peut se l’approprier et le faire sien, pour être guidé dans l’action collective.

2. Intégrer des approches collaboratives dans des projets concrets et utiles aux acteurs

Le pragmatisme est de rigueur, et l’humain adhèrera davantage à des principes dont il a compris, ressenti et perçu les bénéfices. C’est pourquoi nous préconisons systématiquement d’insuffler la dynamique collaborative en la mettant en œuvre sur des sujets d’actualité pour le groupe ; ainsi nous réalisons régulièrement des formations-actions, puis un coaching méthodologique de quelques semaines : avec une dimension pédagogique pour que les collaborateurs comprennent, décodent et s’approprient les rouages méthodologiques ; avec une dimension opérationnelle forte, au plus proche des enjeux du terrain et « à l’épreuve du feu » ; avec un accompagnement dans le temps pour favoriser l’intégration pérenne de nouveaux réflexes.

3 terrains de jeux nous semblent particulièrement propices :

• Les réunions d’équipe, lorsqu’il s’agit de développer des réflexes collaboratifs au sein d’un collectif qui vit ensemble au long cours. Notre méthode de prédilection dans ce cas : le stand-up meeting ! Ces fameuses réunions debout, inspirées des approches agiles, sont redoutablement efficaces pour prendre conscience des interdépendances, débloquer les points de tension et exprimer ses besoins à ses collègues. Si vous souhaitez découvrir les règles pour maximiser la productivité des réunions de groupe, c’est par ici.
• Les projets innovants, lorsqu’il s’agit de décloisonner les interactions entre plusieurs métiers ou départements. L’approche que nous affectionnons alors particulièrement est le design thinking, ce processus profondément empathique, qui permet de se centrer sur son « client » interne ou externe, pour faire émerger et développer des idées sources de valeur. Si vous vous questionnez sur cette approche, découvrez ici ses vertus en matière de créativité et d’innovation.
• L’apprentissage entre pairs, lorsqu’il s’agit de dépasser une zone de turbulence, dans le cadre d’une transfo par exemple, et de développer l’entraide. La ritualisation de temps de co-développement est alors un précieux levier au service du collaboratif.

Le fonctionnement collaboratif pourra alors rayonner puissamment par capillarisation, sur la base d’une efficacité prouvée ! A vous de trouver le terrain de jeu le plus pertinent pour embarquer les équipes !

3. Mettre à disposition des outils facilitant le collaboratif

Enfin, parce que même un artisan extrêmement talentueux ne peut réaliser de belles œuvres sans les bons outils, il s’agit pour nous d’un domaine à ne pas négliger. Les technologies offrent de nouveaux leviers pour faciliter le collaboratif au quotidien, a fortiori dans un monde où le télétravail s’est largement répandu.

Parmi les nombreux outils disponibles sur le marché, il y a en quatre que nous privilégions :

• Microsoft Teams, que l’on ne présente plus ! Ce qu’on aime particulièrement : la création de canaux pour chaque projet, le partage aisé de document et l’écriture à 4 mains ou plus encore, et le fait de pouvoir taguer des individus ou des groupes en fonction des besoins.
• Gather Town, plateforme maillant visioconférence et univers virtuel en 2D ! Ce qu’on aime particulièrement : la personnalisation ultra simple de l’univers, pour le rendre identitaire ; les avatars qui apportent une touche ludique ; le déplacement aisé des participants dans les différentes zones de l’univers, permettant de les rendre actifs ; les touches « magiques » pour faire danser ou applaudir son avatar 😉 !
• Miro et Klaxoon, deux tableaux blancs collaboratifs. Ils sont devenus pour nous des indispensables de tout travail collaboratif à distance ! Au-delà de l’apprentissage des fonctionnalités, qui sont relativement intuitives, tout l’enjeu concernant ces outils est de les scénariser pour qu’ils soient un support de spatialisation, de visualisation et de guidance pour le groupe.

Quels que soient les outils que vous choisirez, nous vous conseillons d’être attentifs à la manière dont ils sont utilisés, et à accompagner les usages car c’est clé dans l’adoption de réflexes collaboratifs. Vous pouvez d’ailleurs retrouver ici quelques bonnes pratiques concernant Teams.

En résumé, l’approche « grande vision et petits pas » est incontestablement celle que nous recommandons pour développer le travail collaboratif. Concrète et pragmatique, elle est clairement volontariste et tournée vers l’action. Elle conjugue développement des compétences et preuve par l’exemple pour guider par le sens. Nous espérons que cet article vous a fourni quelques pistes précieuses dans votre réflexion ! Et si vous avez envie d’en savoir davantage, n’hésitez pas à nous contacter.