Que choisir entre un kanban physique et un kanban digital ? La fin du kanban physique et l’apogée du kanban digital ?

Le terme « Kanban » vient du japonais qui signifie « étiquettes ». Le Kanban apparaît à la fin des années 50 dans les usines Toyota pour gérer le « flux opérationnel » et éviter le gaspillage. L’utilisation du Kanban ne provoque ni rupture ni surstock dans la chaîne de production. Cette gestion s’inspire de la méthode Lean qui préconise un développement en petits lots et éviter le gaspillage.

Le Kanban est, en principe, un tableau de 3 colonnes avec différents éléments : To Do (tâches à faire), Doing (tâches en train d’être faites), Done (tâches faites). On peut ajouter une colonne ou plus par rapport au type de gestion de produits. Les collaborateurs notent chaque tâche sur des étiquettes que l’on déplace suivant leur avancement.

Le kanban par Ias.agora

L’équipe ias.agora a structuré le Kanban d’après les méthodes agiles et y a ajouté la gestion des rôles/personnes. Une carte associée à un rôle, des rituels d’animation spécifiques s’inspirant des approches de l’holacratie et de la sociocratie 3.0. Dans les années 2000, les communautés agiles de style scrum adaptent et réinventent ce tableau. C’est un formidable outil de management visuel d’avancement de projet.

Travailler avec cette méthode présente de nombreux avantages. En effet, il permet de visualiser rapidement l’avancement d’un projet et des projets en général. Chacun sait quelles actions il a réalisé et quelles sont les prochaines pour veiller au mieux à la bonne réalisation du projet. En outre, le kanban peut servir de support pour les réunions.

Le Kanban peut être physique ou digital. Cependant, avec les technologies actuelles et une transformation du monde du travail, on observe une utilisation beaucoup plus importante des outils collaboratifs digitaux. Est-ce donc la fin du kanban physique ? En fait, c’est plus nuancé que cela. Nous allons, au travers de cet article, vous aider pour choisir le kanban le plus adapté à votre situation.

Le kanban physique et ses avantages

Mettre en œuvre un kanban physique correspond à une grande feuille sur laquelle on fait des colonnes et l’on colle des post-it colorés. Cette méthode est utilisée depuis les années 50.

Le kanban peut être collé dans la pièce principale (lieu de réunion, open space, etc.). Ce qui permet sa visibilité à chaque instant sans réel besoin d’effectuer d’effort pour se connecter. En outre, il s’agit d’un tableau extrêmement coloré où tout le monde a écrit dessus. C’est donc ludique et peut aider les équipes à s’impliquer. C’est créatif. Il a donc un impact sur l’équipe et sa cohésion.

Il sert également de support pour effectuer des Stand Up meeting. C’est-à-dire des réunions debout. Le fait d’être debout permet de dynamiser la réunion, de la rendre plus rapide, mais aussi d’impliquer tout le monde. Personne ne peut être caché sur son écran d’ordinateur à répondre à des mails, faire ses courses ou jouer à des jeux. Tout le monde est dans l’obligation d’écouter. Et un tableau accroché au mur est donc un excellent moyen de booster l’équiper.

Cela oblige les équipes à être en présentiel.

Et Même si celui-ci présente de nombreux avantages, il y a également de nombreux inconvénient auxquels la technologie a réussi à répondre.

Ainsi, lorsqu’il y a de nombreux projets en cours, la création de ce tableau demande davantage de place, d’énergie, de temps, mais aussi et surtout de feuilles qui représentent rapidement un élément de désordre au sein d’un bureau ou d’une salle de réunion.

En outre, le tableau étant réalisé à la main, il est difficile à maintenir et devient rapidement désordonné voire illisible. Et certaines étapes du processus peuvent passer à la trappe.

Le kanban digital et ses solutions

Le kanban digital perdant un peu le charme du toucher et de l’écriture présente de nombreux avantages comparés à son homologue physique. En effet, lorsque l’on a plusieurs projets en cours, il est beaucoup plus aisé de réaliser un kanban digital. Cela n’engendre pas de problème d’espace notamment sur les murs pour créer de nouveaux post-it.

En outre, la création d’un kanban digital est rapide, efficace et intuitive là où un kanban physique peut représenter une perte de temps importante. On peut également ajouter les noms des personnes portant la carte ainsi que son rôle dans le projet, le service ou encore l’entreprise.

De plus, les informations sont sécurisées dans un espace de stockage. Les membres de l’équipe ont des mots de passe sécurisés et évitent de montrer des informations sensibles à d’autres personnes de ne faisant pas partie de l’équipe. Le kanban digital peut également être relié à d’autres outils collaboratifs permettant la construction de métriques et l’historique des performances.

Avec la crise de la Covid-19, nombre d’entreprises ont dû travailler en télétravail via visioconférence. Cette méthode est donc le support idéal pour mener une réunion en distanciel. C’est également le cas pour les réunions hybrides, c’est-à-dire avec des collaborateurs en distanciels et d’autres en présentiels. Sur certaines plateformes, il est possible de mettre un chronomètre et de gérer le temps de traitement des points et le temps de la réunion de manière à conserver une efficacité et une rapidité importante.

En conclusion,

En fonction du contexte les deux kanbans peuvent être utiles, cependant, le kanban digital présente un grand nombre de solutions aux problèmes rencontré avec le kanban physique. C’est d’ailleurs le système qu’utilise l’équipe ias.agora aussi bien pour les projets que pour les actions individuelles. C’est alors à vous, de créer votre kanban et d’en faire l’expérience !