Oui, et voici comment bien le faire
Dans une équipe projet qui fonctionne en mode agile, le Kanban est devenu un outil central. Chaque tâche y est représentée par une carte, positionnée dans une colonne selon son avancement : To Do, Doing, Done, Done Done. Le système est limpide, visuel, et tout le monde sait où en est le projet en un coup d’œil. Mais que se passe-t-il quand un membre de l’équipe est absent ? Faut-il geler ses tâches ? Attendre son retour ? Ou peut-on continuer à lui attribuer des cartes action ?
La réponse courte : oui, c’est tout à fait possible. Mais il y a quelques règles à respecter pour que ça fonctionne sans créer de confusion.
Comprendre la logique d’attribution des cartes :
Dans la méthode ias.a, chaque carte action est associée à un rôle, et ce rôle est énergisé par une personne précise. Ce point est fondamental. On n’attribue pas une tâche « à tout le monde » ou « à l’équipe ». Chaque action a un responsable identifié, ce qui évite les chevauchements, les flous et les pertes de temps.
La carte comprend trois informations clés : l’action elle-même, le rôle concerné et la personne qui porte ce rôle. Elle démarre dans la colonne « To Do » et progresse au fil des stand-up meetings, déplacée par le Board Master à mesure que le travail avance.
Cette clarté dans l’attribution est justement ce qui rend possible la gestion des absences.
Attribuer une carte à un absent : dans quelles conditions ?
Il arrive que certains membres de l’équipe ne puissent pas participer à un stand-up meeting, voire soient absents sur toute une période. Ce n’est pas une raison pour suspendre l’activité. Le rythme du projet doit être maintenu.
Une action peut être confiée à un rôle même si la personne qui l’énergise est absente, à une condition : l’action doit entrer clairement dans la raison d’être ou les redevabilités de ce rôle. Autrement dit, on ne colle pas n’importe quelle tâche à n’importe qui sous prétexte qu’il faut avancer. L’attribution reste cohérente avec le périmètre du rôle.
Par exemple, si le rôle « Communication » a pour redevabilité de préparer les supports de présentation, on peut lui attribuer cette action même si la personne n’est pas là au moment du stand-up. En revanche, lui confier une tâche technique qui n’a rien à voir avec son rôle n’aurait pas de sens.
Que faire en cas de tension ?
Si l’attribution d’une carte à un absent génère une tension — par exemple si la personne concernée estime que l’action ne relève pas de son rôle, ou si elle se retrouve surchargée à son retour — la méthode prévoit un espace pour traiter ça. Le rôle absent pourra amener le sujet au prochain stand-up meeting pour en discuter avec l’équipe.
C’est l’un des grands avantages du système de tension dans les approches inspirées de l’holacratie et de la sociocratie 3.0 : rien n’est figé. Si quelque chose ne fonctionne pas, on en parle, on ajuste, on avance.
Les bonnes pratiques pour gérer les absences dans le Kanban :
Pour que l’attribution de cartes aux absents se passe bien, quelques règles de bon sens s’imposent.
Maintenir les stand-up meetings. Même avec des absents, la réunion doit avoir lieu. Le rythme des sprints ne doit pas être décalé. Si on commence à repousser les stand-up en fonction des agendas de chacun, on perd le bénéfice de la régularité.
Inviter les absents à consulter le Kanban. Après un stand-up auquel ils n’ont pas participé, les membres absents doivent prendre le réflexe de consulter le tableau. C’est là qu’ils trouveront les nouvelles cartes attribuées à leur rôle, les déplacements de tâches et les décisions prises. Le Kanban, qu’il soit physique ou digital, doit être accessible en permanence à tous les membres de l’équipe.
Ne mettre dans le Kanban que les actions qui le méritent. Toutes les micro-tâches n’ont pas vocation à apparaître sur le tableau. Seules celles qui nécessitent une synchronisation collective ou qui donnent une indication pertinente sur l’avancement du projet doivent y figurer. Ce principe est encore plus important quand des membres sont absents : un Kanban surchargé devient illisible.
Respecter l’invitation explicite. Si un membre de l’équipe sollicite expressément la présence d’un collègue au prochain stand-up, cette invitation doit être prise au sérieux. C’est souvent le signe qu’une décision importante doit être prise ou qu’une tension nécessite un échange direct.
Le Kanban digital, un allié naturel :
La question de l’attribution aux absents se pose avec encore moins de friction quand l’équipe utilise un Kanban digital. Les outils comme Trello, Jamespot ou les boards intégrés à Teams permettent à chacun de consulter le tableau à distance, de recevoir des notifications quand une carte leur est attribuée, et de mettre à jour l’avancement depuis n’importe où.
Le Kanban digital offre aussi un avantage en termes de traçabilité : on sait qui a déplacé quelle carte, quand, et dans quel contexte. Pour une équipe qui travaille en mode hybride ou avec des absences régulières, c’est un filet de sécurité appréciable.
En résumé, attribuer une carte action à un absent dans le Kanban n’est pas seulement possible, c’est même souhaitable pour garder le rythme du projet. La condition, c’est de rester cohérent avec le rôle de la personne, de maintenir les rituels d’équipe et de laisser la porte ouverte aux ajustements. Le Kanban est un outil vivant — il avance avec l’équipe, pas contre elle.
